Zeitmanagement

Zeitmanagement ist der Einsatz von Arbeitstechniken und Arbeitsmethoden zur effizienten Planung, Durchführung und Überwachung von Arbeiten und Aufgaben, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal einzuteilen und zu nutzen.

Einsatz von Arbeitstechniken und Methoden, die zu einer effizienten Planung, Durchführung und Kontrolle von Routinearbeiten und kreativen Aufgaben dienen, damit die zur Verfügung stehende Zeit optimal genutzt wird. Dies bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit aktiv zu beeinflussen (Selbstmanagement), anstatt sich von seinen Arbeitsabläufen oder externen Störfaktoren beherrschen zu lassen (Fremdsteuerung). Die Ursachen häufiger Zeitprobleme und daraus resultierender Leistungsmängel von Führungskräften und Mitarbeitern sind in der Abbildung zusammengestellt. Methoden zur Problemlösung und Voraussetzungen für ein erfolgreiches Zeitmanagement sind (vgl. Abb.): · den kommenden Arbeitstag schriftlich am Ende des Vortages zu planen (Tagesplanung); · für alle geplanten Aufgaben eindeutige Prioritäten zu setzen und diese einzuhalten; · als Arbeits-, Ordnungs- und Selbstdiziplinierungsmittel das Zeitplanbuch konsequent einzusetzen. Um für die Erledigung äusserst wichtiger Aufgaben möglichst störungsfrei arbeiten zu können, hat es sich bewährt, täglich eine sog. Stille Stunde oder persönliche Sperrzeit einzurichten, währenddessen man abgeschirmt und von niemandem gestört wird. Anrufe und Besucher, werden später nach der Rückruf- oder Rücksprachemethode erledigt. Andernfalls können die Leistungsverluste durch Störungen und Unterbrechungen bis zu 28% der Arbeitszeit betragen (längere Anlauf- und Einarbeitungszeiten, geringere Konzentration, häufigere Fehler). Durch die Soforterledigung bzw. Einzelabwicklung von Telefonaten, Korrespondenz, Besprechungen, Papierkram und Lesen geht viel Zeit verloren. Grössere Aufgaben und einzelne gleichartige Aufgaben sollten daher in Arbeitsblöcken zusammengefasst werden, damit Arbeitsgänge nur einmal vorbereitet zu werden brauchen und der Bearbeiter bei ähnlichen Vorgängen bleibt (Serienfertigung). Für eine effektive Tagesgestaltung ist es schliesslich sinnvoll, die biorhythmischen Schwankungen in der physiologischen Leistungsbereitschaft zu berücksichtigen (Leistungskurve, vgl. Abb.). Im Leistungshoch am Vormittag sollten komplizierte und wichtige Dinge erledigt und im Leistungstief nach dem Essen soziale Kontakte und Routinetätigkeiten wahrgenommen werden. Das Zwischenhoch am späten Nachmittag ist wieder für wichtigere Aktivitäten geeignet. Arbeitstechniken und Zeitplanmethoden sind nur der eine Teil eines erfolgreichen Zeitmanagements. Der andere und schwierigere Teil liegt im Bereich Einstellung und Verhalten. Erst konsequente Anwendung und Selbstdisziplin sind Garanten für einen dauerhaften Erfolg.

Literatur: Kerler, R., 101 Tips für Zeitmanagement und Chefentlastung, Landsberg a. L. 1989. Mackenzie, R. A., Die Zeitfalle, 8. Aufl., Heidelberg 1988. Schmidt, J./Wollner, H., Zeitsouveränität, 2. Aufl., München 1988. Schräder-Naef, R., Keine Zeit?, 2. Aufl., Weinheim, Basel 1987. Seiwert, L. J., Mehr Zeit für das Wesentliche, 12. Aufl., Landsberg a. Lech 1991. Siegert, W., Zeit-Management ist Zeit-Gewinn, 7. Aufl., Heiligenhaus 1989. Wagner, H., Persönliche Arbeitstechniken, 3. Aufl., Speyer 1989. Weiling, L., So machen Sie mehr aus Ihrer Zeit, Freiburg u. a. 1989.

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