Hierin sind alle Mitarbeiterdaten systematisch gespeichert, soweit sie zur Lösung administrativer und/oder dispositiver Personalaufgaben benötigt werden (Personalinformationssysteme). Art, Umfang und Struktur hängen dabei sowohl von der eingesetzten Anwendungssoftware als auch von den beabsichtigten Einsatzzwecken des Systems ab. Gespeichert werden in aller Regel personenbezogene Daten mit Dauercharakter (Personalstammdaten), Abrechnungs- und Arbeitszeitdaten, je nach Leistungsbreite des Systems darüber hinaus Leistungs- und Beurteilungsdaten, Fähigkeitsdaten, psychische Daten etc. Wenngleich die Software keinen Begrenzungsfaktor für das Datenvolumen darstellt, sind wegen des hohen Aufwandes für die notwendige Aktualisierung und Korrektur der Daten einer Ausweitung Schranken gesetzt. Darüber hinaus verhindern Aspekte des Datenschutzes eine unbeschränkte Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten.
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