Anhand von Uberholungs- und Wartungsplänen wird für alle Betriebsmittel die Art und die Häufigkeit der zu erwartenden Instandhaltungen geplant (z.B. pro Monat bei Planbeschäftigung). Für jede Instandhaltungsmaßnahme werden getrennt die Kosten für Material und Ersatzteile, für fremde Rechnungen und für die eigenen Hilfsbetriebe ermittelt. Durch Multiplikation der Gesamtkosten je Maßnahme mit der Häufigkeit der Maßnahme je Monat ergeben sich die im Monatsdurchschnitt anfallenden Instandhaltungskosten.
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