Saldenbestätigungen

Zur Prüfung des Nachweises aller Arten von Forderungen und Verbindlichkeiten (auch Eventualverbindlich-keiten) müssen gemäß Fachgutachten FG 1/1977 Saldenbestätigungen (SB) eingeholt werden, wenn die Höhe der Forderungen und Verbindlichkeiten absolut oder relativ von Bedeutung ist und der Ist-Bestand nicht in anderer Weise (z. B. Nachvollzug der Geschäftsvorfälle, Prüfung der zwischenzeitlichen Regulierung) einfacher und zuverlässig festgestellt werden kann. Im Unterschied zu Saldomitteilungen/Abschlußbenachrichtigungen (bei Banken üblich und zulässig) verlangen SB eine Antwort des Geschäftspartners auch bei übereinstimmendem Saldo. Obwohl externes Dokument, darf die Beweiskraft von SB nicht überschätzt werden, wie erste empirische Untersuchungen in den USA zeigen. Ob SB neben ihrer Funktion als Prüfungshilfsmittel auch eine rechtliche Bedeutung für die Geschäftspartner haben, ist noch nicht abschließend geklärt. Sie dürften jedenfalls kein Schuldanerkenntnis darstellen, sondern lediglich die Beweisführung erleichtern.
Die Einholung von SB ist rechtzeitig zu planen und in enger Abstimmung mit dem zu prüfenden Unternehmen durchzuführen. Dabei sind einer Verlagerung der einzelnen Arbeitsschritte vom Prüfer auf das Unternehmen enge Grenzen gesetzt. Ihr Zweck erfordert es im allgemeinen, daß Auswahl, Versendung und Rücklauf unter der Kontrolle des Abschlußprüfers stehen:
Festlegung des Abstimmungsstichtages: Bilanzstichtag oder vorgezogener Stichtag im Rahmen einer zwischenprüfung. Im letzteren Fall erlauben SB allerdings nur ein Urteil über den Zustand des Internen Kontrollsystems.
Gestaltung und Druck des Saldenbestätigungsformulars.
Erstellen der Saldenlisten.
Vornahme der Auswahl unter Berücksichtigung von Null-Salden, CpD-Konten und im Geschäftsjahr abgelegter Konten: Im allgemeinen ist eine Vollprüfung nicht erforderlich (Ausnahme: Personalkosten, Anzahlungen im Anlagevermögen). Nach Schichtenbildung (Relevanz, Fehlerwahrscheinlichkeit) eignen sich häufig mathematisch-statistische Auswahlverfahren.
Eliminieren der Posten, für die eine SB nicht sinnvoll ist.
Erstellen der Erfassungsliste (Kopie für den Prüfer).
Ausfüllen der Formulare (vierfach: 2 x Empfänger, Prüfer, Unternehmen).
Abstimmungen: Saldenliste mit Hauptbuch und Personenkonten, Erfassungsmit Saldenliste (auch Kontrolle der Vollständigkeit entsprechend der Auswahl), Daten im SB-Formular mit Saldenliste.
Kuvertieren, Frankieren und Versenden unter Kontrolle der Vollständigkeit.
Eingang und Öffnen der Rückantworten, Vermerk in der Erfassungsliste (besondere Kennzeichnung abweichender Salden).
Anmahnen ausstehender Antworten.
Klärung abweichender Salden, ggf. Berichtigung der Konten und Ausdehnung des Prüfungsumfangs bei Systemfehlern.
Überprüfung nicht bestätigter Salden mit anderen Methoden.
Gesamturteil über den Nachweis.

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