Kommunikationsbeschreibung

Für die Definition des Organisationsplans eines Unternehmens sind folgende Voraussetzungen notwendig:
· Die Stellenbeschreibung beschreibt die verrichtungsbezogenen Aufgaben, z.B. die sachliche Festlegung der Aufgaben, die organisatorische Eingliederung der Stelle, die Festlegung der Berichtswege, Hilfsmittel für die Aufgabenerledigung, personelle Anforderungen (Qualifikationen), Zielsetzungen des Stelleninhabers.
· Die Instanzenbeschreibung umfaßt Ziele und Aufgaben der Instanz, - Kompetenzen bezüglich der Verfügbarkeit über Mittel, Anweisungsrechte und Dispositionsgewalt (z.B. Budgetverantwortung), Kontrollbefugnisse, Bestrafungs- und - Belohnungkompetenzen gegenüber den Untergebenen, - Vertretungsgewalt (Zeichnungsbefugnisse), Stellenvertretungsregelung, Kriterien der Leistungsmessung (Leistungsnachweis-Normen), Ergebnis- und Mittelverantwortung, Anzahl und Art der untergeordneten Stellen, Weisungs- und Berichtswege, Rechte und Pflichten bei Streitfällen.
· Die Kommunikationsbeschreibung ergibt sich formal aus den Berichtswegen, d.h. aus dem hierarchischen Aufbau der Organisation. Inhaltlich sind festzulegen, die Berichtsempfänger, Perioden/Zeitpunkte der Berichterstattung, Berichtsinhalte, Ablage-Ordnung und Behandlung vertraulicher Unterlagen (z.B. im Hinblick auf das Datenschutzgesetz), Berichtsmittel, z.B. Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung.
Stellen-, Instanzen- und Kommunikationsbeschreibungen regeln zugleich die Ablauforganisation, d.h. den Vollzug aller Aufgaben im Unternehmen. Die Wahl der richtigen Aufbauorganisation beeinflußt demnach auch die Güte und Effektivität der Ablauforganisation.

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