Aufgabentrennung

Massnahme im Rahmen der Kontrollorganisation zur Vermeidung, Aufdeckung und Beseitigung von Fehlern (Kontrollwirkung, Kontrollziele). Aufgaben sind auf das Unternehmensziel gerichtete Handlungsziele, die durch Einzelarbeiten erfüllt werden sollen. Aufgabentrennung bedeutet, dass die Teile einer gegliederten Aufgabe verschiedenen Mitarbeitern (MA) zur Erfüllung zugewiesen werden. Voraussetzungen sind ein ausreichend grosser Arbeitsumfang und eine genügend grosse Zahl an Mitarbeitern. Bilden die den einzelnen Mitarbeitern zugewiesenen Teilaufgaben aufeinanderfolgende Arbeitsablaufschritte, handelt es sich um vertikale Aufgabentrennung. Ein Beispiel aus der Buchführung zeigt die Abbildung.

Die vertikale Aufgabentrennung besitzt eine Präventiv- und eine Korrekturwirkung, wenn jeder Nachfolger eines Ablaufschrittes die Ergebnisse (Istobjekt) seines Vorgängers auf Plausibilität kontrolliert. Dadurch wird erstens das Auftreten bewusster Fehler, die eine Mitwirkung oder ein Mitwissen des oder der Nachfolger erforderlich machen, unwahrscheinlicher, und zweitens wird jeder Mitarbeiter durch Selbstkontrolle und -kor- rektur versuchen, ein von unbeabsichtigten Fehlern freies Ergebnis an seinen Nachfolger zu geben. Jeder Nachfolger führt einen impliziten Soll-Ist-Vergleich durch; denn er muss bei der Bearbeitung seiner Aufgabe generelle Regeln beachten, die die Menge aller Sollobjekte für das (von ihm weiterzubearbeitende) Istobjekt seines Vorgängers darstellen. Lassen sich diese Regeln nicht einhalten, bedeutet dies eine Soll-Ist-Abweichung, die zu einer Rückmeldung und Korrektur führen sollte. Sind die den einzelnen Mitarbeitern zugewiesenen Teilaufgaben Bestandteile eines Arbeitsablaufschrittes, liegt horizontale Aufgabentrennung vor. Ein Beispiel ist die Zuordnung von Buchungsaufgaben an zwei Mitarbeiter.

Die horizontale Aufgabentrennung ist aus Sicht der Überwachung besonders wirkungsvoll, wenn eine Ergebnisabstimmung zwischen den getrennten Teilaufgaben, d.h. ein Ist-Ist-Vergleich möglich ist. Im Beispiel lässt sich die Summe der Debitorensalden mit dem Saldo des Sachkontos Forderungen abstimmen. Die horizontale Aufgabentrennung entfaltet ebenfalls Präventivwirkungen, da wegen der folgenden Abstimmung von jedem Mitarbeiter bewusste Fehler unterlassen und unbewusste Fehler durch Selbstkontrolle mögliehst verhindert und aufgedeckt werden. Korrekturwirkungen ergeben sich, wenn durch die Ergebnisabstimmung Fehler bei einem der Istobjekte entdeckt und korrigiert werden.

Literatur: Baetge,J., Überwachung, in: Vahlens Kompendium der Betriebswirtschaftslehre, Bd. 2, 2. Aufl., München 1990, S. 165 ff.

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