Berichtswesen

Sinn und Zweck des Berichtswesens ist es, die steuerungsrelevanten Informationen aus der Kosten- und Leistungsrechnung) KLR zu generieren, für den jeweiligen Nutzer (-, Projektverantwortlichen) aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen. Der Begriff des Berichtswesen beschreibt damit die Summe aller Aufbereitungen von Informationen aus der KLR, um sie im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und einer zielorientierten Entscheidungsaufbereitung auszugeben.

Das Berichtswesen hat sich an den kostenorientierten Informationsbedarfen der einzelnen Abteilungen und an bestimmten Leitlinien auszurichten. Dieses hat zur Folge, dass durch die Einführung der KLR oder des Controllings das Berichtswesen in der Behörde neu organisiert werden muss. Ein schlankes, verständliches und aussagekräftiges Berichtswesen ist dabei die Voraussetzung für Akzeptanz und Anwendung bei allen Mitarbeitern.

Für jeden im Rahmen der Standard-KLR empfohlenen Berichtstyp sollte vor Einführung der KLR oder des Controlling geklärt werden, welcher Empfänger in der jeweiligen Behörde welche Berichte und Informationen stets und regelmäßig braucht und in welcher Aggregation die Angaben gemacht werden (z. Berichtswesen Summe der Produktkosten oder Kosten jedes Produktes, Gesamtkosten der laufenden Abrechnungsperiode oder Kosten je Monat der laufenden Abrechnungsperiode). Da derartige Berichte regelmäßig Transparenz und Information verbreiten, werden sie als Standardberichte bezeichnet.

Bei Abweichung von vorher definierten Schwellenwerten generiert das Berichtswesen meist automatisch (d.h. mit Hilfe von IT) zusätzliche Berichte, die als Begründung für eine Abweichung und als Grundlage einer Abweichungsanalyse geeignet sind. Derartige Berichte werden als Abweichungsberichte bezeichnet.

Darüber hinaus werden Berichte, die z. Berichtswesen auf besondere Initiative der Entscheider oder des Controllers situativ erstellt werden, als ad hoc-Berichte bezeichnet.

kann in einem externen und internen Bereich unterschieden werden. Das externe Berichtswesen ist in Form der Rechnungslegung nach außen zu sehen. Hier sind vor allem die handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Bestimmungen für den Jahresabschluß und den Geschäftsbericht gemeint. Das interne Berichtswesen dagegen gehört in den Verantwortungsbereich des Controllers. Es ist ein wesentliches Element der Steuerungsfunktion des -# Controlling.

Im engeren Sinne wird unter internem Berichtswesen die Informationsübermittlung verstanden, die die Arbeit des Managements in Planung und Kontrolle unterstützt. Unter internem Berichtswesen wird somit die Erstellung und Weiterleitung von sInternal Managerial Reports« verstanden. Bei der Gestaltung des Berichtswesens sind die folgenden Fragen im Vordergrund: Wozu soll berichtet werden? (Berichtszweck); was soll berichtet werden? (Berichtsinhalt, Verdichtungsgrad, Genauigkeit); wer soll berichten und wer soll unterrichtet werden? (Sender und Empfänger); wann soll berichtet werden? (Termine und Bearbeitungszeiten für Berichte). Was die Berichtszwecke angeht, so können unterschieden werden: Dokumentation von Ereignissen (z.Berichtswesen Protokoll einer Vorstandssitzung), Auslösen von betrieblichen Vorgängen (z.Berichtswesen ein Budgetbericht löst eine Revision der Planung aus), Kontrolle des Betriebsgeschehens (z.Berichtswesen Kostenstellenbericht), Entscheidungsvorbereitung.

dokumentiert bzw. umschliesst Informationen, die das Management für Planung und Kontrolle benötigt. Zur Gestaltung stellen sich dabei folgende Fragen: • Wozu soll berichtet werden? (Dokumentation, Auslösung, Kontrolle und Vorbereitung von Entscheidungen) • Was soll berichtet werden? (Standard- oder geplante Berichte; Abweichungs- oder ausgelöste Berichte; Bedarfsberichte oder individuell verlangte Berichte) • Wer soll berichten und wer soll informiert werden? • Wann soll berichtet werden? Die dem betrieblichen Informationsbedarf angepasste, geordnete Gesamtheit aller Berichte bezeichnet man als Berichtssystem. Ein solches ist i. d. R. hierarchisch strukturiert und erfordert eine entsprechende Verdichtung der Informationen. Üblicherweise erfolgt eine Hierarchisierung nach drei Aspekten: • zeitliche Frequenz (z.B. wöchentlich, monatlich, jährlich), • Phase des Managementprozesses (Planung und Kontrolle), • Organisationsebene (unteres, mittleres, höheres Management). Die Ausgestaltung des Berichtswesens wird nicht selten über Verrechnungspreise gesteuert. P. Ho. Literatur: Blohtn, H., Die Gestaltung des betrieblichen Berichtswesens als Problem der Leitungsorganisation, 2. Aufl., Herne, Berlin 1974.

(reporting). Um die laufende und zukünftige Entwicklung der Kennzahlen, Pläne, Entscheidungen und Projekte verfolgen z-u können, wird ein System von Berichten im Sinne eines uinfassenden Berichtswe-sens vorgeschlagen. Es entspricht sehr oft dem Controlling System eines Unternehmens. Siehe auch Organisation, Grundlagen (mit Literaturangaben).

Durch die Berichterstattung soll schriftlich, nach Möglichkeit und Bedarf auch mündlich, dargelegt werden, wieweit einzelne berichtende Einheiten ihre Ziele erreicht haben, wo sie davon abgewichen sind, was die wichtigsten Gründe dafür sind und mit welchen Korrekturmaßnahmen die Führungskräfte vorsehen, die Zielerreichung zu sichern.Zum Vergleich mit dem Ziel gehört die Erwartungsrechnung, die aus der Sicht der jeweils verantwortlichen Führungskräfte aufzeigt, welche Kosten, Erlöse oder Leistungen als Folge der Korrekturmaßnahmen bis zum Periodenende (meist Jahresende) zum bisherigen Ist zusätzlich zu erwarten sind.

Kennzeichnend für einen Controllerbericht ist, daß er dann, wenn er vom Controller-Service geliefert wird, nicht fertig sein kann. Das, was auf die Informationen zu Plan und Ist hin zu geschehen hat, kann der Controllerbereich nicht selber festlegen. Mit Hilfe von Wenn ..., dann ... -Überlegungen kann man Handlungsbedarf auslösen und Maßnahmenvorschläge machen - sozusagen Controllerarbeit "mit Biß". Entscheiden, was zu tun ist, muß das Management - müssen die Entscheidungsträger - selber. Am besten ist es, wenn das, was an Korrekturzündungen in Gang zu setzen ist, innerhalb des Berichtswesens begleitend durch Manager und Controller im Team protokolliert wird. Dies wäre die Erwartungsrechnung, unterlegt mit Maßnahmen. Der Protokollrahmen ist das Formular 4-Fenster. Das reste-à-faire / die need to complete, die Erwartungsdarstellung ist auf diese Weise Inhalt des Berichts selber.

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