Mit einem solchen Dokument wird - dem Importeur - bescheinigt, dass die zur Auslieferung bestimmte Ware mit der bestellten Ware (hinsichtlich Preis, Qualität, Menge, Funktion u. a.) übereinstimmt. Da aber die Prüfung der Ware mit nicht unerheblichen Kosten verbunden ist, lehnen Exporteure mit erstklassiger Reputation oder bei kleinen Sendungen handelsüblicher Waren die Stellung von W. bisweilen ab. Das Verlangen eines W. in solchen Fällen könnte als Misstrauen aufgefasst werden. Hingegen sind bei bestimmten Waren, wie z. B. bei Edelsteinen, Fleisch, großtechnischen Anlagen W. üblich. Sie senken das Warenrisiko. Zu den W. zählen z. B. Inspektionszertifikate, Werkatteste, Qualitätszeugnisse, pflanzenpolitische Zeugnisse.
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