Zuständigkeit

Zuständigkeit entsteht durch die Zuordnung von fest umrissenen Aufgabenfeldern zu bestimmten Personen oder Funktionsbereichen. Sie deckt sich deshalb mit dem zugewiesenen Aufgabenfeld und hat grundsätzlich dauerhaften Charakter. Werden einmalige Sonderaufgaben außerhalb festgelegter Zuständigkeiten vergeben, entstehen befristete Sonderzuständigkeiten. Die ursprünglichen Zuständigkeiten werden damit nicht aufgehoben, sondern höchstens vorübergehend ausgesetzt. Zuständigkeit beinhaltet die Pflicht, im Zuständigkeitsbereich in erforderlicher Weise tätig zu werden, sobald bestimmte Voraussetzungen oder Anlässe gegeben sind. Diese Voraussetzungen können in zwei Formen auftreten:
(1) Bei bestimmten Arten von Aufgaben wird das Tätigwerden durch Anstöße von außen ausgelöst, die in Form von Aufträgen, Anfragen, Mitteilungen oder sonstigen Ereignissen auftreten, die sich unmittelbar bemerkbar machen (fremde Initiative). Ohne solche Anstöße braucht bei diesen Aufgabenarten nicht gehandelt zu werden.
(2) Bei anderen Aufgabenarten entfallen solche Anstöße von außen. Hier muss der Zuständige aus eigener Initiative tätig werden, wenn seine Aufgabenstellung oder Zielsetzung das gebietet, oder sobald Situationsänderungen, Zustände oder Vorgänge auftreten oder zu erwarten sind, die das Tätigwerden gemäss seiner Aufgabenstellung verlangen. Der Zuständige hat in diesen Fällen die Pflicht, aus eigenem Antrieb zu prüfen, ob und wann seine Aufgabenstellung oder Zielsetzung sein Tätigwerden erfordern. D.h. er hat das betreffende Situationsfeld ständig selbst daraufhin zu beobachten, ob sich Veränderungen, Ereignisse oder Vorgänge zeigen oder zu erwarten sind, aufgrund derer er tätig werden muss.
Demgemäss hat er zu handeln, zu entscheiden oder entscheiden zu lassen. Diese Situation ist namentlich für die Vorgesetzten aller hierarchischen Ebenen gegeben. Sie haben immer die Aufgabe, ihr gesamtes Aufgabenfeld sowie die Menschen, Dinge, Zustände und Geschehnisse in dem ihnen nachgeordneten Bereich ständig kritisch zu beobachten, um in eigener Initiative das Geschehen zu steuern, mögliche Verbesserungen vorzunehmen, für künftige Entwicklungen und Anforderungen vorzusorgen oder bei Fehlentwicklungen einzugreifen.
Zuständigkeit kann durchführenden, federführenden, mitwirkenden oder übergeordneten Charakter haben. Wenn die Mitwirkung nebengeordneter oder übergeordneter Stellen erforderlich ist, so in der Regel deshalb, weil deren Mitzuständigkeit (übergeordnete Zuständigkeit) gegeben ist. Nach einem Vorschlag von Heinrich Fromm lassen sich Zuständigkeiten nach Objektarten als Systemzuständigkeit, Komponentenzuständigkeit, Betriebszuständigkeit, Fachzuständigkeit, Bereichszuständigkeit u.a. unterscheiden.
Ebenfalls nach Fromm empfiehlt es sich, die Begriffspaare Alleinzuständigkeit und Mitzuständigkeit sowie unmittelbare und mittelbare Zuständigkeit zu unterscheiden.
Alleinzuständigkeit liegt dann vor, wenn jemand im Rahmen seines Aufgabenfeldes bestimmte Handlungen oder Entscheidungen allein und selbständig vorzunehmen hat, ohne dass eine zuständige Einflußnahme oder Mitwirkung anderer Personen erforderlich ist oder stattfindet.
Mitzuständigkeit ist dann gegeben, wenn eine Einflußnahme, Mitentscheidung oder sonstige Mitwirkung von seiten anderer Personen oder Bereiche aufgrund deren Zuständigkeit geboten ist. Beide Partner sind mitzuständig.
Unmittelbare Zuständigkeit besteht für Personen oder Bereiche bei Aufgaben, die sie selbst wahrzunehmen haben, unabhängig davon, ob andere Personen oder Stellen mitzuwirken haben oder nicht. Ist solche Mitwirkung vorgesehen, dann sind die Personen oder Bereiche, die diese Mitwirkung in Anspruch nehmen, für diese Aufgaben unmittelbar mitzuständig.
Mittelbare Zuständigkeit besteht für Personen oder Bereiche bei Aufgaben, die sie nicht selbst oder nicht allein wahrnehmen, sondern bei denen sie die Pflicht und die Möglichkeit haben, auf
die Arbeit anderer Mitzuständiger, in der Regel unmittelbar Mitzuständiger, einzuwirken. Das kann für Vorgesetzte gegenüber Mitarbeitern oder für mitwirkende nebengeordnete Bereiche gelten.
Aus diesen Begriffspaaren ergeben sich drei Zuständigkeitsarten:
(1) Alleinzuständigkeit (= unmittelbare Alleinzuständigkeit)
(2) unmittelbare Mitzuständigkeit
(3) mittelbare Zuständigkeit (= mittelbare Mitzuständigkeit)
Darüber hinaus bezeichnet der Begriff der übergeordneten Zuständigkeit die auf übergeordneter Ebene zusammengefaßte mittelbare Zuständigkeit eines Vorgesetzten für die Aufgaben und das Geschehen in den ihm nachgeordneten Bereichen. Die übergeordnete Zuständigkeit besteht aus den Vorgesetztenfunktionen und erstreckt sich auf die Summe der Aufgabenfelder aller nachgeordneten Bereiche. Darüber hinaus können einem Vorgesetzten in gewissem Umfang zusätzlich persönliche Sachaufgaben zugewiesen werden, die seine übergeordnete Zuständigkeit nicht zu berühren brauchen.

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