Aufbewahrungsfrist

Nach §§ 257 (4) HGB, 147 (3) AO sind Bücher, Inventare und Bilanzen zehn Jahre lang aufzubewahren, während Aufzeichnungen, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren sind. Die Laufzeit der Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage erstellt wurde. Die Unterlagen aus dem Bankverkehr gehören in der Regel zu den »Geschäftspapieren und sonstigen Unterlagen« und sind dann sechs Jahre aufzubewahren.
Das Steuerrecht kennt aber in Sonderfällen auch kürzere Aufbewahrungsfristen. Umgekehrt kann die Frist sich verlängern, wenn die Unterlage für eine Steuer von Bedeutung ist, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Festsetzungsfrist läuft in der Regel vier Jahre nach dem Jahr, in dem eine Steuererklärung abgegeben wurde, ab (§§ 169, 170 AO).
Wechsel müssen fünf Jahre ab Fälligkeit aufbewahrt werden, wobei die Steuermarken nicht entfernt werden dürfen (§ 15 WStDV). Das Verletzen der Aufbewahrungspflicht kann steuerlich zu einer »Verwerfung« der Buchführung und damit zu einer Schätzung des Gewinnes führen. Im Falle des Konkurses droht die Konkursordnung i. V. mit § 283 StGB mit Geld- und Freiheitsstrafen, wenn Unterlagen vorzeitig vernichtet wurden.
Privatleute unterliegen der Aufbewahrungsfrist insoweit, als § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO auch von »sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind« spricht.

Handelsrechtlich ist nach § 44 Abs. 1 HGB jeder Kaufmann verpflichtet, Handelsbücher, Inventare, Bilanzen sowie dafür bedeutsame Organisationsunterlagen, die empfangenen Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege in den von ihm nach § 38 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern gesondert aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 44 Abs. 4 HGB für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen sowie dafür bedeutsame Organisationsunterlagen zehn Jahre, für sonstige Unterlagen sechs Jahre. Steuerrechtlich sind nach § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen gesondert aufzubewahren: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie dafür bedeutsame Organisationsunterlagen, die empfangenen Handels und Geschäftsbriefe, Aufgabenanalyse Wiedergaben der abgesandten Handels und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 147 Abs. 3 AO für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Bilanzen sowie dafür bedeutsame Organisationsunterlagen zehn Jahre, für sonstige Unterlagen sechs Jahre, es sei denn, die Unterlagen sind für Steuern von Bedeutung, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Der Fristbeginn ist sowohl handelsrechtlich (§ 44 Abs. 5 HGB) als auch steuerrechtlich (§ 147 Abs. 4 AO) auf den Schluß des Kalenderjahres festgelegt, in dem die Unterlagen erstellt oder empfangen wurden.

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