Aufgabenanalyse

Bei der Aufgabenanalyse werden komplexe Gesamtaufgaben in Teilaufgaben zerlegt. Die Aufgabenanalyse wird im Rahmen der Aufbauorganisation und der Ablauforganisation vorgenommen. Bei der Aufbauorganisation wird eine Ermittlung von Teilaufgaben vorgenommen, die einzelnen Personen durch die Bildung von Stellen oder Instanzen (Leitungsstellen) zugeordnet werden können. Bei der Ablauforganisation erfolgt unter Berücksichtigung räumlicher, zeitlicher und kommunikativer Aspekte eine Festlegung von Vorschriften für Reihenfolgen und Vorgänge. An die Aufgabenanalyse schließt sich die Aufgabensynthese an.

Die Aufgabenanalyse beinhaltet in der Organisation das geordnete Zerlegen einer Oberaufgabe in Teilaufgaben nach den Kriterien Verrichtung, Objekt, Rang, Phase und Zweckbeziehung (Aufgabensynthese). Die Aufgabenanalyse geht von der Gesamtaufgabe des Unternehmens aus (Betriebszweck). Da dieser meist allgemein formuliert ist, bedarf es einer Konkretisierung über Teilaufgaben bis zu Elementaraufgaben. Daraus entsteht ein Aufgabengliederungsgerüst, das aus der in Teilaufgaben zerlegten Gesamtaufgabe und den zwischen den Teilaufgaben bestehenden Beziehungen besteht. Der Aufgabenanalyse folgt die Aufgabensynthese.

Komplexe Aufgaben, wie etwa die Gesamtaufgabe eines Unternehmens, müssen zur Vorbereitung ihrer arbeitsteiligen Erfüllung in Teilaufgaben zerlegt werden. Die dafür nötige systematische Erfassung und Gliederung der aufgrund eines vorgegebenen Ziels anfallenden Aufgaben, welche jeder organisatorischen Gestaltung vorausgehen, bezeichnet man als Aufgabenanalyse Inhalt der Aufgabenanalyse für Zwecke der Aufbauorganisation ist unter weitgehender Abstraktion von den konkreten Bedingungen der Aufgabenerfüllungssituation die Ermittlung vonTeilaufgaben, die einzelnen Personenim Wege der Stellenbildung zugeordnet werden können. Hinsichtlichder Ablauforganisation umfaßt siedarüber hinaus unter Einbeziehung räumlicher und zeitlicher Aspekte der Aufgabenerfüllungssituation vor allem die Festlegung von Reihenfolge und Gruppierungsvorschriften. Zweck der Aufgabenanalyse ist es, für die nachfolgende Aufgabensynthese sämtliche zur Erreichung eines Ziels erforderlichen Einzelhandlungen in Form von verteilungsfähigen Teilaufgaben stufenweise zu ermitteln und in einer Aufgabenhierarchie überschaubar abzubilden. Kriterien zur Analyse komplexer Aufgaben sind die Aufgabenkomponenten »Objekt« (Objektprinzip) und »Verrichtung« (Verrichtungsprinzip).

Die Aufgabenanalyse beschäftigt sich mit der aus den Organisationszielen abgeleiteten organisatorischen Gesamtaufgabe. Dieses Sachziel kann anhand bestimmter organisationsrelevanter Merkmale beschrieben werden. Hierfür gelten das Objekt (woran?), die Verrichtung (was, wie?) und die Phase (Planungs-, Realisations- oder Kontrollaufgabe?). Daneben sind die Merkmale der Aufgabenerfüllung zu beachten (Aufgabenträger, benötigte Sachmittel, Zeitpunkt bzw. Zeitdauer der Aufgabenerfüllung). Verrichtungs- und Objektgliederung gehen bei der Stellenbildung Hand in Hand, da Verrichtungen an Objekten vorgenommen werden. Gleichwohl können die beiden Kriterien unabhängig voneinander dargestellt werden. Die Verrichtungsgliederung bezieht sich auf die für die Aufgabenerfüllung notwendigen Teilschritte (z.B. Einkauf, Fertigung, Absatz), wobei sich deren Tiefe nicht allgemeingültig bestimmen lässt. Diese hängt von den organisationsspezifischen Verhältnissen, z.B. der Grösse der Organisation (Spezialisierung), und den angestrebten Lösungen ab. Bei der Objektgliederung wird das Sachziel (z.B. Bau eines PKW) in Subobjekte (z.B. Fahrgestell, Karosserie, Motor) zerlegt. Hier ist die Tiefe der Untergliederung eine Funktion objektspezifischer Merkmale. Die Kombination von Verrichtungs- und Objektanalyse legt den Aufgabeninhalt fest. Der Aufgabenspielraum wird durch die Phasenanalyse bestimmt. Realisationsaufgaben verfügen über einen solchen nicht, der Aufgabeninhalt ist hier präzise festgelegt, wohl aber Planungsaufgaben, die der Realisationsaufgabe vorgeschaltet sind. Aufgrund des hierarchischen Charakters des Planungsprozesses hängt der Aufgabenspielraum von der Ebene, auf der eine Stelle angesiedelt ist, ab. Daneben spielen noch organisationsspezifische Grundsätze (z. B. Ausmass der Entscheidungsdelegation in verschiedenen Ebenen) eine Rolle. Kontrollaufgaben folgen auf die Realisation und sollen einen Vergleich von Planung (Soll) und Realisation (Ist) gewährleisten.

Damit die Gesamtaufgabe eines Unternehmens geordnet erfüllt werden kann, muss sie zunächst inhaltlich definiert, geordnet und in verteilungsfähige Teilaufgaben zerlegt werden. Dieser Vorgang wird als Aufgabenanalyse bezeichnet. Das Ergebnis der Aufgabenanalyse wird im Aufgabengliederungsplan dokumentiert, der einen Überblick über die vorhandenen und zu verteilenden Einzelaufgaben eines Unternehmens liefert. In der anschliessenden Aufgabensynthese werden die in der Aufgabenanalyse abgeleiteten Teilaufgaben anhand bestimmter Merkmale (Aufgabenträger, Sachmittel, Raum, Zeit) so zusammengefasst, dass sie einzelnen Stellen zugeordnet werden können.

Siehe auch Objektprinzip, Verrichtungsprinzip, Analyse-Synthese-Konzept sowie Aufbauorganisation und die dort angegebene Literatur.

Literatur:
* Frese, E., Aufbauorganisation, Giessen.
* Kosiol, E., Organisation der Unternehmung, Wiesbaden .
* Schmidt, G., Organisation-Methode und Technik, 4. Aufl., Giessen.

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