Groupware-Systeme

Zur Unterstützung von Arbeitsgruppen wurden schon frühzeitig so genannte Groupware-Programme entwickelt, die unterschiedliche Daten für alle Mitglieder einer Arbeitsgruppe zugänglich machen. Heute werden diese Systeme in der Regel im Intranet der Firmen betrieben. Aussendienstmitarbeiter werden via Extranet in die Arbeitsgruppe eingebunden. Bekannte Programme sind hier z.B. Outlook/Exchange von der Firma Microsoft, Genesis von der Firma CAS oder Lotus Notes von der Firma IBM. Sie erlauben einem Team, gemeinsam an zentralen Dokumenten zu arbeiten und sich mittels Groupware-Software über die Aufgabenstellung zu verständigen. Die Kontaktdaten zu Kunden können zentral verwaltet werden und weiter entwickelte Groupware-Systeme bieten Funktionalitäten für das Customer-Relationship-Management (CRM). In der Regel integrieren die Groupware-Systeme auch E-Mail und unterstützen so die Kommunikation der Arbeitsgruppe. Erst durch den Einsatz solcher Anwendungen kann die Teamarbeit auf ein effizienteres Niveau gesteigert werden. Neueste Anwendungen, die die Teamarbeit auf eine zentrale Plattform im Internet verlagern (z.B. eRoom von Instinctive Technologies) stellen Arbeitsteams einen digitalen Arbeitsplatz im World Wide Web zur Verfügung und erlauben damit räumlich verteilten Teams, in virtuellen Projektgruppen zusammenzuarbeiten. Generell unterstützen Groupware-Systeme folgende Aufgabenstellungen: Einheitliche graphische Benutzeroberfläche, die verschiedene Anwendungen vereint. Individuelle Büroanwendungen wie z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Reisekostenabrechnung, firmenindividuelle Formulare usw. werden integriert. Ablage- und Archivierungssystem mit lokaler und zentraler Dokumentenhaltung sowie Datensicherung und einer Suchmaschine, die das Finden der Dokumente unterstützt. Vergabe von Zugriffsrechten auf die einzelnen Informationen/Dokumente. Bildung von Arbeitsteams, Verwaltung von Projektgruppen. Verwaltung von individuellen und Gruppenkalendern sowie entsprechenden Aufgabenlisten. Kommunikation über elektronische Post und Dokumentenaustausch.

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