Informationsbedarfsanalyse

Der Informationsbedarf beschreibt die Art, Menge und Qualität der Daten und Informationen, die ein Entscheider zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. Die Merkmale des Informationsbedarfs können sein:

* Verdichtungsgrad/Aggregationstufe

* Darstellungs- und Aufbereitungsform

* situative Bedeutung

* Dringlichkeit

* Verwendungszweck

Die Informationsbedarfsanalyse ist damit die systematische Erhebung des Informationsbedarfs beim Informationsverwender/Entscheider unter Berücksichtigung der Informationsmerkmale. Die Verfahren hierzu sind die

* Aufgabenanalyse; durch nachträgliche Analyse der Informationsverarbeitungs- und Entscheidungsprozesse soll der Bedarf erhoben werden

* Dokumentenanalyse; durch nachträgliche Analyse der Entscheidungsunterlagen soll der Bedarf erhoben werden

* Berichtsmethode; durch Abfrage und Berichterstattung über die jeweilige Aufgabe und Tätigkeit soll der Bedarfsträger die dafür notwendigen Informationen beschreiben

Für die Konzeption und Beurteilung eines zukünftigen Informationsbedarfs sind Kombinationen der Verfahren sowie geeignete Verfahren der Extrapolation bzw. Bedarfsabschätzung notwendig.

wesentliches Element des Informationsmanagement. Der Informationsbedarf eines Entscheidungsträgers wird durch das zu lösende Problem bzw. die zu bearbeitende Entscheidungsaufgabe determiniert. Tendenziell nimmt die Bestimmbarkeit des objektiv notwendigen Informationsbedarfs zu, wenn die Struktur der Problem- bzw. Entscheidungssituation besser erkannt wird. Für die Ermittlung des Informationsbedarfs der wichtigsten Entscheidungsträger im Unternehmen existieren verschiedene Ansätze: (1) Bei der Nebenproduktmetbode werden den Entscheidungsträgern Informationen aus der laufenden Datenverarbeitung geliefert, und zwar ohne explizite Berücksichtigung des realen Informationsbedarfs. (2) Die Nullmethode ist dadurch gekennzeichnet, dass, ausgehend von der Annahme der Unmöglichkeit einer exakten Vorbestimmung des Informationsbedarfs, vorwiegend "weiche" Daten ad hoc zusammengetragen werden. (3) Die Schlüsselindikatorenmetbode liefert Informationen über bedeutende, primär finanzwirtschaftliche Leistungskriterien, und zwar im Sinne von signifikanten Soll-Ist-Ab- weichungen, die dann spezifische Informationsbedarfsanalysen auslösen. Die Methode bedient sich vorzugsweise optischer Anzeigetechniken. (4) Die Bedarfsdeckungsmethode stützt sich auf umfangreiche Erhebungen und Auswertungen, um den durch die laufende Datenverarbeitung noch nicht gedeckten Informationsbedarf möglichst vollständig zu ermitteln. Die Methode ist sehr aufwendig; technische Aspekte stehen dabei im Vordergrund. Eine erfolgversprechende neuere Methode ist das Konzept der kritischen Erfolgsfaktoren (KEF). Diese geht davon aus, dass computergestützte Informationssysteme (CIS) letztlich nur dann entscheidungswirksam und kostengünstig sein können, wenn die Entscheidungsträger ihren Bedarf an "harten" und "weichen" Informationen (z.B. Finanzzahlen und Angaben über die Produktqualität) selbst festlegen können und wenn sich die Informationsversorgung auf eben diesen Informationsbedarf konzentriert: Deshalb muss zunächst bestimmt werden, welche Faktoren für den Unternehmenserfolg von kritischer Bedeutung sind. Dies geschieht mit Hilfe von Interviews. Der Prozess der Gestaltung von CIS im Wege der KEF-Methode umfasst folgende Schritte: • Identifizieren der KEF, wobei diese sowohl quantitativer als auch qualitativer Struktur sein können (z.B. Kostenstruktur und Produktqualität). • Festlegen der KEF, über die ein breiter Konsens besteht, und Aufzeigen jener KEF, bei denen dies nicht der Fall ist, sowie Abstimmen der KEF mit den strategischen Unternehmenszielen. • Aufdecken von Informationslücken durch Vergleich angebotener und nachgefragter Informationen. • Abklären der Rolle einzelner Entscheidungsträger bezüglich der Beherrschung der KEF und der dabei zu treffenden Entscheidungen, wodurch der individuelle Informationsbedarf definiert wird. • Aufzeigen der KEF, damit die empfangenen Informationen adäquat beurteilt werden können; Eliminierung von irrelevanten Daten und Schliessung von Datenlücken. • Aufbauen eines Prototyps und dessen systematische Weiterentwicklung unter Beteiligung der Unternehmensleitung. Durch eine derartige Konzentration auf entscheidungsrelevante Informationen kann es gelingen, das oft beklagte Dilemma zwischen Datenreichtum und Informationsarmut zu überwinden. Literatur: Hübner, H., Integration und Informationstechnologie im Unternehmen, München 1979. Rockart, J. F., Topmanager sollten ihren Datenbedarf selbst definieren, in: Harvard Manager, Heft 2 (1980), S. 45 ff.

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