Aktivitätenregelung

(Vertrieb). Die konkrete Durchführung einzelner Vertriebsaufgaben kann als Aktivität bezeichnet werden. Da nicht immer alle Außendienstmitarbeiter von sich aus alle erforderlichen Aktivitäten in der erforderlichen Quantität und Qualität durchführen, ist es Aufgabe des Vertriebsmanagements, diese Aktivitäten zu steuern, wobei darunter die Vorgabe von Zielen und die Überwachung der Durchführung zu verstehen ist. Die wichtigste Aufgabe des Außendienstes ist die Besuchsaktivität. Dazu gehören Besuche verschiedener Mitarbeiter des Buying Centers, die Initiierung von Besuchen anderer Vertreter des anbietenden Unternehmens (z. B. Spezialisten, höheres Management) beim Kunden sowie Besuche kooperierender und ergänzender Anbieter. Daneben stehen die Kommunikationsaktivitäten des Außendienstes, also die inhaltliche Gestaltung der direkten Kommunikation zwischen Anbieter und Abnehmer, die Entwicklung von Problemlösungsvorschlägen (komplexe, kundenindividuelle Angebote) und vor allem das Durchsetzen der Preisforderungen, das Aushandeln von Rabatten, Vertragsbedingungen sowie von Lieferterminen. Auch die internen Tätigkeiten können als Aktivitäten bezeichnet werden; sie umfassen die Ausarbeitung von Angeboten, die Überwachung der administrativen Prozesse (Auftragsbearbeitung, Rechnungslegung, Zahlung, Garantieabwicklung) und auch die selbstständige Gestaltung der eigenen Fortbildung. Der Planungstätigkeit (z.B. 30-60-90-Tage-Planung) kommt ebenfalls eine herausgehobene Bedeutung zu. Aus dieser Auflistung zeigt sich, dass es eine Fülle von Aktivitäten gibt, deren Durchführung durch den Außendienstmitarbeiter zwingend erforderlich ist; die tatsächliche Ausführung muss vom Vertriebsmanagement auf geeignete Weise überwacht werden; Informationssysteme des Database-Marketings und des CAS können dazu eine wertvolle Hilfestellung sein. Zur Steuerung der Besuchstätigkeit ist es in vielen Fällen üblich, allgemeine Besuchsnormen (z. B. Anzahl der Besuche pro Tag oder Woche) einzuführen, um den Mitarbeitern die Erwartungshaltung ihres Managements deutlich zu machen. Dabei kann auch mit nach Kunden differenzierten Besuchsnormen gearbeitet werden. Basis dieser Regelungen ist die Sales-ResponseFunktion, also die Beziehung zwischen Anzahl der Besuche und dem Verkaufsergebnis bei dem entsprechenden Kunden. Leider lassen sich keine allgemein gültigen Regeln für eine derartige Funktion feststellen; Vertriebsmitarbeiter neigen allerdings dazu, Besuche bei unangenehmen Kunden eher zu vermeiden und lieber Kunden zu besuchen, bei denen sie ein besseres Gesprächsklima erwarten. Diese subjektive Erwartung entspricht aber nicht immer den realen Geschäftsmöglichkeiten.

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