Automatisierte Einkaufsabwicklung

Ein Teilziel der Beschaffungspolitik (Beschaffungsmarketing) liegt in der Entlastung der Beschaffungsinstanzen von Routineaufgaben. Ein wichtiger Schritt dazu ist die EDV-unterstützte Abwicklung von reinen Wiederholungskäufen („straigbt rebuy“). Um Brüche an den Schnittstellen zu anderen Funktionsbereichen (z.B. Wareneingang, Qualitätsprüfung, Finanzbuchhaltung) vermeiden zu können und den Einkäufern den Zugriff auf die beschaffungsrelevanten Informationen zu sichern, ist die Ausgestaltung eines integrierten EDV-Systems erforderlich. Folgende Teilaufgaben der Beschaffung eignen sich für automatisierte Prozeßabläufe (s. a. Angebotssysteme, computergestützte): 1) Mengendisposition: Im Rahmen der deterministischen Bedarfsermittlung werden die Verbrauchsdaten der Vergangenheit extrapoliert. Bestellmengen und -termme werden ggf. mit Hilfe von Optimierungsrechnungen ermittelt. 2) Anfragen bei potentiellen Lieferanten: Dafür können bereits im Unternehmen für andere Zwecke vorgehaltene Daten genutzt werden. Dies sind bspw. die Artikeldaten aus der Artikelstammdatei, die Adreßdaten aus der Lieferantenstammdatei und die anzufragenden Lieferanten aus einer unternehmensexternen „Wer-liefert-Was?“-Datei. Zur Übermittlung der Anfragen können EDV- gestützte Kommunikationstechnologien (z. B. Telefax, DFÜ) genutzt werden. 3) Angebotsvergleicn und Lieferantenwahl: Die eingegangenen Angebote müssen auf ihre Leistungsfähigkeit überprüft und miteinander verglichen werden. Dieser Vergleich kann mit Hilfe eines Standardschemas erfolgen und EDV-gestützt durchgeführt werden. Entsprechend vorgegebener Präferenzen kann das System einen Bestellvorschlag generieren und damit die Lieferantenauswahl vorbereiten. Üblicherweise werden diese EDV-gestützten Bestellvorschläge noch von einem Entscheidungsträger authorisiert. 4) Bestellabwicklung: EDV-gestützt kann nach erfolgter Bestellung die Terminüberwachung und die mit der Anlieferung verbundenen Dokumentationen erfolgen. Dazu zählen v. a. die Qualitätskontrolle im Waren- eingang und die Lagerbestandsführung. Nach dem Abgleich mit der Bestellung erfolgt die Rechnungsprüfung und die Auslösung der Rechnungsbearbeitung in der Finanzbuchhaltung. 5) 6)

Literatur: Mertens, P., Industrielle Datenverarbeitung 1 - Administrations- und Dispositionssysteme, 7. Aufl., Wiesbaden 1988. Scheer, A.-W., Wirtschaftsinformatik: Informationssysteme im Industriebetrieb, 2. Aufl., Berlin 1988.

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