Beschaffung

Die Beschaffung ist eine der betrieblichen Grundfunktionen. Ihr Gegenstand ist die Gewinnung und Bereitstellung von Produktionsfaktoren (Arbeit, Betriebsmittel, Werkstoffe) für die Erfüllung der Unternehmenszwecke.

Beschaffung ist eine betriebliche Funktion. Unter Beschaffung im weiteren Sinne versteht man die Beschaffung von Personal, Kapital, Betriebsmittel, Werkstoffen und Informationen. Da die Beschaffung von Personal der Funktion Personalwirtschaft, die Beschaffung von Kapital der Funktion Finanzierung und die Beschaffung von Informationen der Informatik zugeordnet sind, werden sie aus der Beschaffungsfunktion im weiteren Sinne herausgenommen. Die Beschaffung im engeren Sinne umfaßt dann die Beschaffung der Werkstoffe und Betriebsmittel. Weil die Beschaffung von Betriebsmitteln der Anlagenwirtschaft zugerechnet wird, kann der Beschaffungsbegriff noch enger gefaßt werden. Unter Beschaffung im engsten Sinne wird dann nur noch die Beschaffung von Werkstoffen verstanden.

(engl. procurement) Die Beschaffung umfasst sämtliche Tätigkeiten, die darauf gerichtet sind, einem Unternehmen die benötigten, aber nicht selbst erstellten Objekte verfügbar zu machen. Sie ist neben der Produktion und dem Absatz eine Hauptfunktion von produzierenden Betrieben. Eng verwandt ist der Begriff der Beschaffung mit dem des Einkaufs; beide Begriffe werden teilweise synonym verwendet. Häufig wird «Beschaffung» aber umfassender und eher strategisch verstanden, wobei der «Einkauf» dann neben der Beschaffungsdisposition eine Teilfunktion der Beschaffung bildet. Eine moderne, auch strategisch ausgerichtete Beschaffung unterstützt als Teil der Unternehmensführung die Sicherung der Überlebensfähigkeit des Unternehmens durch Komponenten wie die langfristige Sicherstellung der Versorgung, die Kostenminimierung (Kosten), die Marktausrichtung, die Berücksichtigung von Interdependenzen zu anderen Unternehmensbereichen und die Umweltorientierung. Der Umfang der von der Beschaffung bereitzustellenden Objekte wird sehr unterschiedlich eng oder weit gefasst. Für die industrielle Beschaffung sollten Material (Roh , Hilfs , Betriebsstoffe, Zulieferteile, Halbfabrikate und. Handelswaren), Investitionsgüter (Gebäude, Grundstücke, Anlagen, Maschinen, Transporteinrichtungen), Dienstleistungen und Rechte (Patente, Lizenzen) in die Betrachtung einbezogen werden. Die Aufgaben der Beschaffung lassen sich auf unterschiedliche Weise gliedern, z. Beschaffung nach den Phasen des Beschaffungsprozesses:

1. Aufgaben der Beschaffungsvorbereitung:

Ermittlung des Beschaffungsbedarfs

Spezifikation des Beschaffungsbedarfs

2. Aufgaben der Beschaffungsanbahnung:

Suche nach potenziellen Lieferanten

Einholen von Angeboten durch Ausstellung von Anfragen

Angebotsanalyse

Lieferantenauswahl

3. Aufgaben des Beschaffungsabschlusses:

Vertragsverhandlungen

Vertragsabschluss

Bestellung

4. Aufgaben der Beschaffungsrealisation:

Überwachung der zeitlichen Vertragserfüllung

Raumüberbrückung zwischen dem Lieferanten und der beschaffenden Unternehmung

Warenannahme

Eingangslagerung

Bei dieser Gliederung bleibt eine Vielzahl von Beschaffungsaufgaben unberücksichtigt. Hierzu zählt die Beschaffungsmarktforschung, die Informationen über auf dem Weltmarkt verfügbare Beschaffungsobjekte bereitstellt. Diese können für die Festlegung des Bedarfs und (nach einer Make or Buy ntscheidung) des Beschaffungsprogramms von großer Bedeutung sein, da sie wichtige Anhaltspunkte für die Produkt und Prozessentwicklung und die Produktänderung beinhalten. Daneben ist eine Beschaffungspolitik zu erarbeiten, die sich in die Bezugspolitik, die Kommunikationspolitik, die Produktpolitik, die Entgeltpolitik und die Servicepolitik untergliedern lässt. Die Planung dieser einzusetzenden Instrumente ist deshalb von großer Bedeutung, da nur so eine unternehmensweit koordinierte und abgestimmte Bearbeitung der Beschaffungsmärkte zu gewährleisten ist. Durch die Beschaffungspolitikwird beispielsweise festgelegt, wie ein Unternehmen auf Qualitätsmängel oder verspätete Lieferungen der Zulieferer reagiert, wie die Zahl der Lieferanten für ein Objekt bestimmt wird, welche Vertragstypen verwendet werden oder in welchem Abstand Zulieferungen erfolgen sollen (z. Beschaffung Just n time Konzept). Ein weiterer Aufgabenbereich betrifft die Gestaltung der unternehmensinternen Voraussetzungen der Beschaffung. Zu ihnen zählt die Festlegung von Zahl und Qualifikation der Mitarbeiter, der Beschaffungsorganisation (zentral oder dezentral etc.), der Beschaffungsabläufe, der Informationssysteme und der Planungs und Kontrollmechanismen. Inhaltliche Überschneidungen bestehen vor allem mit der Materialwirtschaft, die die Beschaffung als eine ihrer Aufgaben begreift, mit der Querschnittsfunktion Logistik (z. Beschaffung hinsichtlich der Beschaffungslogistik) und der Produktionsplanung und teuerung (z. Beschaffung in Bezug auf die Bedarfsermittlung).

Beschaffung ist eine der marktgerichteten Grund funktionen (Absatz). Im Zuge der Leistungserstellung werden InputFaktoren wie z. Beschaffung Sachgüter, Dienstleistungen, finanzielle Mittel usw. teilweise oder vollständig verbraucht (Potential bzw. Repetierfaktoren) und müssen demzufolge ergänzt werden, sofern die Wirtschaftsorganisation weiterbestehen soll. Wenn die Ergänzung aus der Organisation heraus erfolgen kann, handelt es sich um einen speziellen Akt der Leistungserstellung. Immer dann, wenn dies weder erwünscht noch möglich ist, müssen die InputFaktoren von anderen Wirtschaftseinheiten beschafft werden. Beschaffung bedeutet ganz allgemein, daß »Kräfte und Stoffe zur Verwirklichung von Wirtschaftszwecken« (SANDIG) extern verfügbar gemacht werden. Beschaffung ist ein »grenzüberschreitendes« Subsystem einer Organisation. Dieser Begriff von Beschaffung mit sehr weitem, umfassenden Objektbereich ist durch andere, eingeschränkte Begriffsinhalte zu ergänzen: Beschaffung im weitesten Sinne (Objekte: sämtliche InputFaktoren), Beschaffung im weiten Sinne (Ausgrenzung der Kapitalbeschaffung), Beschaffung im engeren Sinne (Ausgrenzung der Beschaffung von Arbeitsleistungen, also der Personalbeschaffung), Beschaffung im engsten Sinne (Ausgrenzung der Beschaffung von Gütern des » Anlagevermögens). In seiner engsten Fassung werden als Beschaffung Objekte nur noch Roh, Hilfs und Betriebsstoffe betrachtet. Vor allem bei Praktikern ist dafür auch der Begriff des Einkaufs geläufig; dies zeigt sich in der Bezeichnung jener Personen und / oder Institutionen, die mit der Beschaffung von Gütern des Umlaufvermögens befaßt sind. Die funktionale bzw. institutionelle Betrachtung wurde in der jüngeren Vergangenheit durch eine objektbezogene Sichtweise ergänzt, möglicherweise sogar verdrängt. Probleme der Sachgüterbeschaffung (vor allem für den laufenden Bedarf der Leistungserstellung) werden im Rahmen der Materialwirtschaft bewältigt, für die Personalbeschaffung ist die Personalwirtschaft, für die Beschaffung finanzieller Mittel die Finanzwirtschaft usw. zuständig. Eine eigenständige Theorie der bzw. Lehre von der Beschaffungswirtschaft in einem umfassenden Sinne wurde bislang noch nicht entwickelt. Dem unter entwickelten theoretischen Status entspricht die relativ geringe Bedeutung, die die Praxis der Beschaffung zumißt: inputbezogene Aufgaben werden selten nur als Herausforderung des Management angesehen.

In der Umweltwirtschaft:

Materialwirtschaft, ökologische

eine der leistungswirtschaftlichen Grundfunktionen von Wirtschaftsbetrieben. Bei der Leistungserstellung werden Inputfaktoren (Potential- oder Repetierfaktoren) teilweise oder vollständig verbraucht und müssen ersetzt werden. Aufgabe der Beschaffung ist es, die zur Aufrechterhaltung der Betriebsprozesse benötigten Inputfaktoren, die einem Betrieb selbst nicht verfügbar sind bzw. nicht verfügbar gemacht werden können oder sollten, aus der Umwelt (Beschaffungsmärkte) zu gewinnen. Die Beschaffungsobjekte lassen sich wie folgt untergliedern: (1) Sachgüter (Materialien), (2) Informationen, (3) Energie, (4) Rechtstitel, (5) Personal- bzw. Dienstleistungen, (6) Kapital. In der engsten Fassung bezieht sich Beschaffung auf die Versorgung eines Betriebes mit Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen. Diese Aufgabe wird in der Praxis häufig als Einkauf bezeichnet und der Materialwirtschaft zugeordnet (Materialbeschaffung). Der Objektorientierung entsprechend werden in ähnlicher Weise die Personalbeschaffung der Personalwirtschaft, die Kapitalbeschaffung der Finanzwirtschaft, die Informationsbeschaffung der Informationswirtschaft und die Anlagenbeschaffung der Anlagenwirtschaft (Investitionspolitik) zugeordnet. Diese inhaltliche Parzellierung ist eine wesentliche Ursache dafür, dass eine eigenständige, integrative Theorie oder Lehre von der Beschaffung noch nicht entwickelt worden ist. In der Anfangszeit der neueren Betriebswirtschaftslehre ist der Beschaffung beachtliche wissenschaftliche Aufmerksamkeit zuteil geworden (vgl. die Arbeiten von F. Findeisen, Curt Sandig, Karl Banse). Johann-Friedrich Schär schätzte gar die "Kunst des Einkaufs" höher als die Lösung absatzwirtschaftlicher Probleme ein (Allgemeine Handelsbetriebslehre, 1911). Die starke Betonung rechnungstechnischer, produktions- und investitionstheoretischer Aspekte verdrängte indessen in der Folgezeit beschaffungswirtschaftliche Fragestellungen. Drastische Veränderungen auf den Beschaffungsmärkten Mitte der 70er Jahre haben das wissenschaftliche Interesse wieder auf die Probleme des "resource management" (zurück-)gelenkt. Gegenwärtig erfährt die Beschaffung eine nachhaltige Bedeutungsaufwertung. Die Reduzierung von Leistungsprozessen auf die wettbewerbsentscheidenden Kernbereiche (Lean Production) führt zwangsläufig zu einer Ausweitung der Beschaffungsaufgabe und damit zu einer grösseren Kosten- bzw. Ergebnisverantwortung. Literatur: Theisen, P., Grundzüge einer Theorie der Beschaffungspolitik, Berlin 1970. Grochla, E., Der Weg zu einer umfassenden betriebswirtschaftlichen Beschaffungslehre, in: DBW, 37. Jg. (1977), S. 181 ff. Arnold, U., Strategische Beschaffungspolitik, Frankfurt a. M., Bern 1982.

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