Management durch Kommunikation

”Management by Communication” stellt keine explizite Führungstechnik dar. Sie ist integraler Bestandteil aller übrigen Managementmethoden. Aus der Sicht der Führungskraft sind vier Kommunikationslinien von Bedeutung:
(1) Kommunikation an übergeordnete Instanzen
(2) Kommunikation an nachgeordnete Instanzen und Personen
(3) Kommunikation an hierarchisch gleichgestellte Personen und Instanzen
(4) Kommunikation an externe Stellen (Außenverhältnis des Unternehmens).
Mitunter wird das Unternehmen als ein Nachrichtensystem interpretiert, das als Träger des Kommunikationssystems fungiert. Das Nachrichtensystem stellt die Struktur aus Sender, Empfänger und Kanälen dar, das Kommunikationssystem beinhaltet zusätzlich die Menge der Informationen, die im Nachrichtensystem vorhanden sind bzw. erzeugt und weitergeleitet werden. Das betriebliche Kommunikationssystem ist auf die Aufgaben des Unternehmens abgestimmt.
A. G. Coenenberg unterscheidet dabei zwischen dem formalen und dem informalen Kommunikationssystem: “Das formale betriebliche Kommunikationssystem bringt die auf eine optimale Aufgabenstellung hin geplante Struktur der innerbetrieblichen Kommunikationsbeziehungen zum Ausdruck. Seine Aufgabe ist es, einen am Unternehmungsziel orientierten Fluss der betrieblich relevanten Informationen zu ermöglichen. Das informale betriebliche Kommunikationssystem umfaßt dagegen alle diejenigen Kommunikationsbeziehungen, die durch die formale Organisation nicht vorgegeben sind, die vielmehr spontan entstehen und ihre Grundlagen in den verschiedenen informalen Gruppierungsprozessen haben.” Das formale Kommunikationssystem wird durch die Strukturorganisation des Unternehmens bestimmt, d.h. durch die formale Gliederung von Instanzen, Funktionen und der sie verbindenden “Kanäle”: Dienstwege und direkte Wege. Die Kommunikation beinhaltet somit:
a) Die formale Struktur der die Instanzen und Funktionen verbindenden Wege (Berichts- und Informationslinien).
b) Die über diese Wege übermittelten Nachrichten und Informationen.
c) Die Mittel, die für den Nachrichtentransport eingesetzt werden.
d) Die Zentren der Informationserschließung, Informationsverarbeitung und Informationsspeicherung.
Jede Führungskraft ist zugleich Sender und Empfänger von Informationen und damit auch Bestandteil des Kommunikationssystems. Daher unterscheidet man auch in sachbezogene (aufgabenspezifische) und personenbezogene Kommunikation. Darüber hinaus ist die Kommunikation zu gliedern in:
Kommunikationspartner: Die Kommunikationspartner sind durch die Weisungsbefugnisse und durch den Instanzenaufbau des Unternehmens bestimmt. Wichtige Kommunikationspartner im - Management-System sind die nachgeordneten Verrichtungsträger. Führungsmodelle, in denen die Kommunikation im Vordergrund steht, zielen daher auch auf die intensive Miteinbeziehung der Mitarbeiter in das Kommunikationsspektrum der Führungskraft. Weitere Kommunikationspartner ergeben sich aus den Koordinations- und Entscheidungsaufgaben: Die Abstimmung, Mitbestimmung, Kenntnisnahme sowie die Weiterleitung und Speicherung von Informationen fallen in diesen Bereich ebenso wie die UmSetzung der Informationen in Kennziffern, Standards, Anweisungen und Richtlinien.
· Kommunikationsobjekte: Kommunikationsobjekte sind die aufgaben- und zielbezogenen Tätigkeiten der Mitarbeiter des Unternehmens. Daraus folgt, dass die Verrichtungsträger in den Kommunikationsprozess miteinbezogen werden müssen. Es ist eine nichtdelegierbare Aufgabe der Führungskräfte, die Mitarbeiter zu informieren über Aufgaben, Ziele, Mittel für die Aufgabenerledigung, Zeitpunkte (Termine) und Zeitstrecken, Kontrollmaßstäbe, Rechte und Pflichten, Kompetenzen und Verantwortungen.
Als Kommunikationsobjekte gelten daher Tätigkeiten, Rechtsbeziehungen und alle Maßnahmen der Leistungsbewertung und -kontrolle.
· Kommunikationsabsichten: Mit der Kommunikation wird dreierlei verfolgt: 1) Information über alle persönlichen und sachlichen Tatbestände, die für eine zielgerechte Aufgabenerledigung und für die persönliche Weiterbildung der Mitarbeiter von Bedeutung sind. 2) Beeinflussung: Kommunikation wird benutzt, um das Arbeitsverhalten (d.h. die Leistungsbereitschaft) anderer Personen und Instanzen zu beeinflussen. 3) Verhaltenskorrektur: Kommunikation kann dazu benutzt werden, die persönlichen Verhaltensweisen anderer zu verändern, z.B. um ein gefordertes Mass an Anpassung und Unterwerfung zu erzwingen.
· Kommunikationsmittel: Durch zunehmende Automation wird im Beziehungsgefüge der Kommunikation verstärkt die elektronische Datenverarbeitung eingesetzt. Daraus resultieren folgende Kommunikationsbeziehungen: MenschMaschine-Kommunikation (z.B. Bildschirmarbeitsplätze) und Maschine-Maschine-Kommunikation (z.B. nationale Netzwerkverbindungen von Computerzentren). Die EDV eignet sich jedoch primär für die sachbezogene Kommunikation. Alle persönlichen Kommunikationsbeziehungen bleiben zweiseitige Prozesse zwischen Führungskraft und Mitarbeitern. Sie setzt hierfür Mittel wie Gespräche, Konferenzen, Rundschreiben, “Schwarze Bretter”, Kontakt-Meetings und informelle Absprachen ein.
· Kommunikationsarten: Die wichtigste Art der Kommunikation ist der persönliche Dialog mit dem betreffenden Kommunikationspartner. Hierzu dienen Einzelgespräche, Seminare und Konferenzen. Daraus folgt, dass die Führungskraft ständigen Kontakt mit den Mitarbeitern pflegen muss. Alle übrigen Kommunikationsaden — z,B, Schriftwechsel, Protokolle, Formulare — sind formeller Natur und sollten daher auch nur für formelle Absichten benutzt werden.
· Kommunikationsbeziehungen: Sie regeln die Zuständigkeiten und Verantwortungen der im Kommunikationsnetz miteinander gekoppelten Kommunikationsträger. Sie können durch Funktions- oder Kommunikationsdiagramme formal festgelegt werden.

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