Workflow-Management

1. Einführung Das Workflow-Management (WfM) ist dem Bereich des Computer Supported Cooperative Work (CSCW) zuzuordnen. Ziel des Workflow-Management ist es, Geschäftsprozesse abzubilden und zu automatisieren bzw. durch Informationstechnik in der Abwicklung zu unterstützen. Das WorkflowManagement dient damit der technischen Umsetzung des Geschäftsprozess-Managements. Das Workflow-Management umfasst folglich alle Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen. Im Rahmen der Modellierung dienen Computer-Aided Software Engineering Werkzeuge (CASE) zur Abbildung und Simulation von Workflows, die Ausführung übernehmen Workflow-ManagementSysteme.
2. Geschäftsprozesse und Workflows Basis des Workflow-Managements sind Betriebswirtschaftliche Prozesse oder Geschäftsprozesse. Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Aktivitäten, die auf die Erreichung eines betriebswirtschaftlichen Ziels ausgerichtet sind. Eine Aktivität oder auch Aufgabe kann in diesem Zusammenhang als „eine betriebliche Funktion mit bestimmbaren Ergebnis” definiert werden. Ein Geschäftsprozess hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Allgemein sind Geschäftsprozesse organisationsweite oder auch organisationsübergreifende arbeitsteilige Abläufe, in denen die anfallenden Tätigkeiten von Personen bzw. Software-Systemen koordiniert werden. Als Workflow wird die technische Beschreibung eines Geschäftsprozesses bezeichnet. Geschäftsprozesse und Workflows bilden Arbeitsabläufe vorauskoordiniert ab, indem sie Handlungsfolgen vor deren Ausführung beschreiben und systematisieren. Damit grenzt sich das WorkflowManagement auch von anderen Methoden der   Computer Supported Cooperative Work ab, die insbesondere der ad hoc Koordination oder der Kommunikation zwischen den handelnden Akteuren dienen.
3. Modellierung von Geschäftsprozessen Zur Modellierung von Geschäftsprozessen sind insbesondere im Bereich der Wirtschaftsinformatik verschiedenen Methoden entwickelt werden, die eine systematische Darstellung von Geschäftsprossen ermöglichen. Diese bilden Geschäftsprozesse anhand verschiedener Aspekte, wie z.B. Organisatorische-Aspekte, Ressourcen-Aspekte usw., ab. Genannt werden sollen hier beispielhaft           Ereignisorientierte-Prozessketten (EPK) oder PertiNetze.
4. Workflow-Management-System Ein Workflow-Management-System (WfMS) dient der EDV technischen Abarbeitung von Workflows und deren aktiver Steuerung. Geschäftsprozesse werden von Workflow-Management-Systemen zu Geschäftsvorfällen instaziiert und abgearbeitet. Workflow-Management-Systeme steuern somit die Ausführung von Geschäftsprozessen in dem sie die zur Abarbeitung von Aufgaben notwendigen Inforrnationen an ausführende Personen übergeben und sie damit von manuellen Koordinationstätigkeiten entlasten. Des Weiteren übernehmen Workflow-Management-Systeme auch die Steuerung der in die Geschäftsprozessabwicklung integrierten Anwendungen indem Sie von diesen benötigte Daten anfordern oder an diese übergeben. Basis für das Workflow-Management sind damit strukturierte Aufgaben und Prozesse. Groupware-Systeme unterstützen hingegen eher unstrukturierte Prozesse oder und grenzen sich dadurch ab. Auf technischer Ebene kann eine zunehmende Integration der Funktionalitäten von Workflow-Management-Systemen (WfMS), Computer Supported-Cooperative-Work-Systemen (CSCW),   Dokumentenmanagement-Systemen (DMS),   Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) im Rahmen des Enterprise Resource Planning (ERP) und der Enterprise Application Integation (EAI) beobachtet werden. Vielfach bringen die oben genannten Systeme eigenständige Workflow Komponenten mit, die der Steuerung von Aktivitäten im Kontext ihrer Anwendungsdomäne dienen. Damit ist zwar die Koordina-tion und Steuerung von Aktivitäten innerhalb einer Anwendung vereinfacht, eine anwendungsübergreifende Koordination bleibt jedoch nach wie vor schwierig.
5. Ziele des Workflow-Managements Mit der Einführung von Workflow-Management-Systemen werden allgemein eine Reihe von betriebs-wirtschaftlichen Zielen verfolgt. Die Qualität der abgebildeten Prozesse soll verbessert und vereinheit-licht werden. Die Bearbeitungszeiten von Prozessen sollen verkürzt werden, indem insbesondere die Transport- und Liegezeiten reduziert werden. Dadurch sollen auch die Kost,en der Prozessbearbeitung reduziert werden. Dies soll erreicht werden, in dem Medienbrüche im Rahmen der Prozessbearbeitung vermieden und die Informationsverfügbarkeit erhöht wird. Des Weiteren soll die Flexibilität der Pro-zesse erhöht werden und sich für die Mitarbeiter ein besseres Verständnis der Gesamtprozesse ergeben. Hinweis Zu den angrenzenden Wissensgebieten siehe   Business Intelligence,   Business Networking,   Change Management, Controlling, Controlling-Informationssysteme, Data Warehouse, Datenbanksysteme,   Electronic Government, ERP-Systeme (Enterprise Resource Plamüng-Systeme),   Management-Informationssysteme (MIS),   Organisation, Grundlagen, Prozessma-nagement, Wirtschaftsinformatik, Giundlagen,   Wissensmanagement.

Literatur: Becker, Jörg ; Luczak, Holger: Workflowmanagement in der Produktionsplanung und -steuerung - Qualität und Effizienz der Auftragsabwicklung steigern, 2003; Brahm, Markus; Pargmann, Hergen: Workflow-Management mit SAP WebFlow, 2002; Herrmann, Thomas; Scheer, August-Wilhelm; Weber, Herbert: Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen / Erfahrungen mit Implementierung, Probebetrieb und Nutzung von Workflow-Management-Anwendungen, 1999; Jablonski, Stefan: Workflow-Management-Systeme: Modellierung und Architektur, 1995; Jablonski, Stefan; Böhm, Markus; Schulze, Wolfgang: Workflowmanagement: Entwicklung von Anwendungen und Systemen - Facetten einer neuen Technologie, Systematische Einführung in Modellierung und Technik, 1997; Keller, Gerhard; Nüttgens, Markus; Scheer, August-Wilhelm: Semantische Prozessmodelliening auf Grundlage „Ereignisgesteuerter Prozessketten (EPK)”, 1992; Müller, Joachim: Workflow-based Integration, Grundlagen, Technologien und Management: Für Entscheider und Entwickler (www.workflow-based-integration.de), 2004; Österle, Heinz: Business E-gineering. Prozess und Systementvvicklung, Band 1, 1995; Rickayzen, Alan; Dart, Jocelyn; Brennecke, Carsten; Schneider, Markus: Workflow-Management mit SAP. Effektive Geschäftsprozesse mit SAPs WebFlow-Engine, 2002; Schulze, Wolfgang: Workflow-Management für CORBA-basierte Anwendungen — Systematischer Architekturentwurf eines OMG-konformen Workflow-Management-Dienstes, 2000. Internetadressen: BFM Guide, www.bpm-guide.de; \'Boss jBPM, www.jbpm.org; Object Management Group, www.omg.org; Unified Modeling Language, www.uml.org; Workflow-Management Coalition, www.wfmc.org.

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