Jede Gemeinschaft, die arbeitsteilig ein gemeinsames Ziel verfolgt, benötigt als grundlegendes Element -Kommunikation zur Selbsterhaltung und zur Verfolgung des Organisationszwecks (Kommunikationsfunk- tion). Organisationale Kommunikation betrifft demnach die Darstellung, Erklärung und Gestaltung von Aufbau und Ablauf kommunikativer Vorgänge in Organisationen. Treten Mängel im Bereich organisationaler Kommunikation auf, z.B. Unstimmigkeiten zwischen -- Organisationsstruktur und Kommunikationsstruktur oder zwischen. kommunikativen Anforderungen der Aufgaben und kommunikativen Fähigkeiten von Stelleninhabern (-Gruppenkommunikation), so wirkt sich dies wegen der Bedeutung von Kommunikation direkt auf die Effizienz von Organisationen aus. Trotz dieses Zusammenhangs wird erst seit der Entwicklung der Telekommunikation und der Kommunikationstechniken die Bedeutung der organisationalen Kommunikation für den Unternehmenserfolg in Wissenschaft und Praxis intensiver diskutiert (Kommunikationswirkungen). Erklären lässt sich dies wie folgt: Zum einen stellt Kommunikation ein allgegenwärtiges Phänomen zwischenmenschlicher Beziehungen dar. Insofern wurde innerhalb der Organisationslehre eine funktionsgerechte Kommunikation bei der Gestaltung von Organisationen stets implizit vorausgesetzt. Zum anderen entzieht sich Kommunikation einer reduktionistischen Betrachtung von Einzelelementen einer Struktur. Kommunikationswirkungen und Effekte lassen sich nur in vernetzten Modellen beschreiben. Die daraus resultierenden Messprobleme beeinflussen unmittelbar die Einschätzung von Kommunikation als Gestaltungsvariable der Organisation. So ist z. B. die Installation eines Videokonferenzsystems (Videokonferenz) für den Erfolg eines Unternehmens so lange nicht angemessen zu beurteilen, wie nicht eine entsprechende, angemessen vernetzte Struktur auch im interorganisationalen Bereich vorliegt. Stand-alone-Denken im Kommunikationsbereich stellt demnach einen Widerspruch in sich dar. Soll Kommunikation in seiner Bedeutung für Organisationen angemessen erfasst werden, so ist eine den obigen Ansprüchen gerecht werdende, qualitativ und quantitativ orientierte Kommunikationsanalyse erforderlich. Mit einer solchen Analyse können bei der - Organisationsgestaltung die kommunikativen Bedürfnisse der Organisationsmitglieder, wie sie für die Aufgabenerfüllung und Gestaltung der sozialen Beziehungen notwendig sind, berücksichtigt werden. Eine nicht angemessene Lösung des Problems der organisationalen Kommunikation würde die Effizienz der Gesamtorganisation beeinträchtigen. Organisationale Kommunikation betrifft den Informationsfluss auf allen Ebenen der Organisation. Dies bedingt zunächst eine Betrachtung der Kommunikationsstruktur bzw. der Netzwerke in Organisationen. Im Sinn einer effizienten —Aufbauorganisation sind Kommunikationsstrukturen gemäss der Aufgabenteilung zu konzipieren. Dabei empfiehlt es sich, die Erkenntnisse der Gruppenkommunikation sowie die Tatsache zu berücksichtigen, dass Kommunikation einer permanenten Veränderung unterliegt. Der für die formale Kommunikationsstruktur Verantwortliche hat diese Dynamik zu beachten. Die formale Kommunkation sollte nicht entgegen der informalen Kommunikationsstruktur gestaltet bzw. beibehalten werden, sondern diese bei wiederkehrenden Abläufen unterstützen. Befinden sich formale und informale Kommunikation im Widerspruch, führt dies zu Kommunikationsstörungen und beeinträchtigt dies das Kommunikations- bzw. Organisationsklima. Eine weitere Betrachtungsebene bezieht sich auf den einzelnen Kommunikationsvorgang, wie er im Kommunikationsmodell beschrieben ist. Er sollte so einfach wie möglich ablaufen. Dies bedingt die Installation von angemessen dimensionierten Kommunikationskanälen innerhalb und ausserhalb der Organisation. Die Kommunikationstechniken der —Telekommunikation stellen Hilfsmittel hierfür dar, die diesem Anspruch gerecht werden. Sie ermöglichen es auch solchen Mitarbeitern, deren kommunikative Fähigkeiten nicht sehr stark ausgeprägt sind, am Kommunikationsfluss teilzunehmen und einen gleich guten Zugang zu Informationen zu finden. Um Kommunikationsstörungen zu vermeiden und ungehinderten Informationsaustausch auf allen Ebenen zu ermöglichen, bedarf es auch einer Bereitschaft der Organisationsmitglieder zu verständnisvoller Zusammenarbeit. Dies wird durch Massnahmen der Ausbildung und Organisationsentwicklung unterstützt. Auf der individuellen Ebene kommt es oft zu Problemen der Verständigung (pragmatische Dimension der Semiotik). Effiziente Kommunikation bedingt ein übereinstimmendes Verstehen von Sprache und Intention durch die Kommunikationspartner. Dies sollte bei der Personaleinstellung bzw. Stellenbesetzung berücksichtigt werden. Je nach der Bedeutung von Kommunikation für die Aufgabenerfüllung ist beim einzelnen auch auf eine mit den Kommunikationspartnern vergleichbare Wahrnehmungs- und Informationsverarbeitungskapazität zu achten. Der Gestaltung von organisationaler Kommunikation sind jedoch in einer sich ändernden Umwelt mit vernetzten Strukturen Grenzen gesetzt, zum einen dadurch, dass jede formale Gestaltungsmassnahme künftige, d. h. unsichere Zustände antizipieren muss, zum anderen dadurch, dass jedes Organisationsmitglied nicht nur in die organisationale Kommunikationsstruktur eingebettet, sondern auch Bestandteil anderer Kommunikationsnetze (Verein, Familie etc.) ist, die wiederum auf das Individium und sein Verhalten innerhalb der Organisation zurückwirken. In einer zweckmässigen Planung der organisationalen Kommunikation wird dies durch eine angemessene offene Gestaltung des Kommunikationssystems berücksichtigt. Literatur: Rogers, E. M.IAgarwala-Rogers, R., Communications in Organizations, New York 1976. Picot, A./Reichwald, R./Anders, W., Kommunikationstechnik und Organisation, Forschungsprojekt Bürokommunikation Bd. 3, München 1983. Picot, A./Reichwald, R., Bürokommunikation. Leitsätze für Anwender, 3. Aufl., München 1987. Wahren, H. K., Zwischenmenschliche Kommunikation und Interaktion im Unternehmen, Berlin 1987.
Vorhergehender Fachbegriff: Organisation, verrichtungsorientierte | Nächster Fachbegriff: Organisationaler Wandel
Diesen Artikel der Redaktion als fehlerhaft melden & zur Bearbeitung vormerken
|
|
