Abweichungsanalyse

Im Rahmen der Kostenkontrolle durchgeführte Untersuchung der Differenz zwischen Plankosten und Istkosten. Dabei wird die Gesamtabweichung in eine Preisabweichung, eine Programmabweichung und eine Mengenabweichung (globale Verbrauchsabweichung) aufgespalten. Bei der Abweichungsanalyse taucht das Problem der nicht eindeutig zuordenbaren Abweichungen höherer Ordnung bei multiplikativ verknüpften Größen auf (z.B. Preis- und Mengenabweichung). Zur Bewältigung wird insbesondere das Verfahren der kumulativen Abweichungsanalyse eingesetzt, bei dem die Abweichung höherer Ordnung der weniger interessierenden Teilabweichung zugerechnet wird.

Die Abweichungsanalyse zerlegt die Gesamtabweichung in Teilabweichungen, um so Möglichkeiten zur Fehlerkorrektur und -vermeidung aufzuzeigen.

Arten:
Gesamtabweichung ist die Differenz zwischen Istkosten und verrechneten Plankosten.

Beschäftigungsabweichung ist die Differenz zwischen Sollkosten und verrechneten Plankosten.

Verbrauchsabweichung ist die Differenz von Istkosten und Sollkosten.

Preisabweichungen ergeben sich bei Differenzen von Planpreisen und Istpreisen. Intensitätsabweichungen ergeben sich bei Differenzen von Plan- und Istintensitäten usw.

Problem:
Zuordnung der Verantwortung. Für Preisabweichungen ist der Kostenstellenleiter im Regelfall nicht verantwortlich. Beschäftigungsabweichungen sind gelegentlich, Verbrauchsabweichungen häufig vom Kostenstellenleiter zu verantworten.

bedeutet eine Ursachenanalyse der ermittelten Abweichungen. Die Kontrolltätigkeit im Controlling bleibt nicht bei der Feststellung von Abweichungen stehen, sondern nutzt den Informationswert von Kontrollen (Soll-Ist-Vergleiche) für eine zukunftsorientierte Steuerung. Die Kontrolle bildet damit nur die Vorstufe für eine intensive Analyse der Ursachen von Abweichungen, die wiederum den Einstieg für die Gegensteuerungsmaßnahmen als Schwerpunktaufgabe des Controlling bilden. Man unterscheidet zwischen historischen Abweichungsanalysen und prognostischen Abweichungsanalysen.

(a) Im Rahmen der historischen Abweichungsanalyse wird ein Plan-IstVergleich durchgeführt, und die Analyse zeigt auf, welche Ursachen dazu geführt haben, daß der Plan nicht erreicht wurde. Bei der Analyse der Abweichungen im Kostenbereich liefert die flexible Plankostenrechnung ein verfeinertes Analyseinstrumentarium, wobei hier die Sollkosten als Vorgabewerte für die jeweilige Istbeschäftigung einer Kostenstelle ermittelt werden. Auf dieser Grundlage ist es möglich, die Gesamtabweichung in eine Preisabweichung, Verbrauchsabweichung und Beschäftigungsabweichung aufzuteilen. Nur eine solche Aufteilung gestattet die Ursachenanalyse und damit den gezielten Einsatz von Gegensteuerungsmaßnahmen. Für Preisabweichungen ist der Kostenstellenleiter im Regelfall nicht verantwortlich. Beschäftigungsabweichungen sind gelegentlich, Verbrauchsabweichungen häufig vom Kostenstellenleiter zu verantworten (siehe Kostenabweichungen). Auch im Umsatzbereich ist eine eingehende Abweichungsanalyse durchzuführen. Auch hier ist darauf zu achten, daß die Gesamtabweichung im Umsatz in Mengen- und Preisabweichungen zerlegt wird. Auch sind die Abweichungen festzustellen, die auf Änderungen in der Zusammensetzung der Absatzstruktur zurückzuführen sind. Die reine Umsatzanalyse sollte möglichst auch um eine Deckungsbeitrags-Abweichungsanalyse ergänzt werden.

(b) Diese historischen Abweichungsanalysen sind durch die prognostischen Abweichungsanalysen zu ergänzen. Hier steht die Frage im Mittelpunkt: Was kann getan werden, um das Jahresziel zu erreichen? Sind die Störfaktoren und Fehlerquellen festgestellter Budgetabweichungen bekannt, kann unter Berücksichtigung dieser von der ursprünglichen Budgetierung nicht erfaßten Einflüsse eine Vorschau (forecast) der voraussichtlichen Entwicklung sowie der künftig vermeidbaren Höhe der Abweichungen bis Jahresende vorgenommen werden. Eine Hochrechnung soll auch initiieren, daß konkrete Maßnahmen aufgrund der bis zum Zeitpunkt der Hochrechnungserstellung eingetretenen Ist-Entwicklung ergriffen werden, um das Jahresziel zu erreichen. Selbst wenn bis zum Kontrollzeitpunkt keine akuten Abweichungen festgestellt werden konnten, muß mit deren Eintritt in der Zukunft gerechnet werden, was regelmäßige Vorschaurechnungen (etwa quartalsweise) zweckmäßig erscheinen läßt. Diese Vorschaurechnungen ergänzen das Budget, ohne es jedoch zu ersetzen. Die Funktion des Budgets als Wegweiser zum Jahreserfolg muß bestehen bleiben, also darf das Budget nicht den jeweiligen Vorschauänderungen angepaßt werden. Man spricht von einem starren Budget mit flexibler Vorschau. (Siehe hierzu auch

Kontrollzwecke im Controlling).

Auch: Soll-Ist-, Planabweichungsanalyse. Methode, um im Rahmen des Bankcontrolling, der Bankplanung usw. die Ursachen für Abweichungen von Ist- von Sollwerten (Planzahlen) zu ermitteln. Ziel ist vor allem die Feststellung der Verantwortlichkeit für solche Abweichungen, die Aufdeckung der Gründe für Abweichungen und das Finden geeigneter Abhilfemassnahmen (Feedback) für den weiteren Planungs- usw. -pro-zess.

schliesst sich i.d.R. an einen Soll-Ist-Vergleich oder einen Ist-Ist-Vergleich an. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Überwachung, Kontrolle und Prüfung. Aufgabe der Abweichungsanalyse ist es, sowohl die Ursachen der festgestellten Abweichungen als auch die Abweichungen selbst zu analysieren und Entscheidungen über die Beseitigung von Fehlern oder Fehlerursachen zu treffen. Die Analyse der Fehlerursachen dient vor allem dazu, gleiche oder ähnliche Fehler in der Zukunft zu vermeiden, und ist deshalb notwendige Voraussetzung für eine Lernwirkung von Überwachung, Kontrolle und Prüfung (Kontrollwirkungen). Die Analyse von Soll-Ist-Abweichungen kann insb. dann, wenn geplante mit realisierten Grössen verglichen werden, zu der Erkenntnis führen, dass nicht die Istobjekte, also die Realisation betrieblichen Geschehens, sondern eine mangelhafte oder auf falschen Annahmen beruhende Planung der Grund für eine festgestellte Soll-Ist-Abweichung ist. In diesem Fall muss die Zurechnung der Abweichungen als Fehler zum Istobjekt revidiert und eine Plankorrektur vorgenommen werden. An die Analyse der Abweichungen und Abweichungsursachen schliesst sich i.d.R. eine Entscheidung über die möglichen Konsequenzen an: (1) Behebung der Fehlerursachen, um gleiche Fehler in der Zukunft zu vermeiden. (2) Akzeptanz der Abweichung, da eine kritische Grenze für die Grösse der Abweichung noch nicht erreicht wurde; die betreffenden Istobjekte werden dann trotz der festgestellten Abweichungen zur weiteren Verarbeitung oder endgültigen Verwendung freigegeben. (1) Beseitigung der festgestellten Abweichun- gen (a) Beseitigung der Abweichung nach einem Ist-Ist-Vergleich: Da bei einem Ist-Ist-Vergleich keine Fehlerzuordnung möglich ist, kann die festgestellte Abweichung nur durch eine Neubearbeitung eines oder aller Istob- jekte oder die Aussonderung der abweichenden Objekte beseitigt werden. Eine Neubearbeitung liegt vor, wenn die Bearbeitungsschritte, in denen der Fehler entstanden sein muss, noch einmal vollständig vollzogen werden. Eine Aussonderung ist dann gegeben, wenn die Istobjekte nicht ihrem ursprünglichen Verwendungszweck zugeführt werden. Eine Aussonderung kann die Vernichtung der betreffenden Objekte zur Folge haben, aber z. B. auch den Verkauf als 2. Wahl oder einen anderen als den ursprünglich geplanten Verwendungszweck. (b) Beseitigung der Abweichung nach einem Soll-Ist-Vergleich: Da durch einen Soll-Ist- Vergleich i.d.R. eine Fehlerzuordnung zum Istobjekt möglich ist, besteht neben einer Neubearbeitung oder Aussonderung die Möglichkeit der Korrektur. Darunter versteht man das gezielte Beseitigen von festgestellten Fehlern durch Nachbearbeitung oder durch eine andere normengerechte Veränderung der fehlerhaften Merkmalsausprägung. Bei einer Korrektur bleiben die fehlerfreien Merkmale mit ihren Ausprägungen erhalten, nur die als fehlerhaft erkannten Ausprägungen werden geändert. Eine Korrektur setzt deshalb - im Gegensatz zur Neubearbeitung - immer voraus, dass ein Merkmal oder eine Merkmalsausprägung eines Objekts als fehlerhaft bestimmt worden ist, d.h. sie setzt eine Fehlerzuordnung voraus, die nur durch einen Soll- Ist-Vergleich gewährleistet wird. Eine Korrektur der festgestellten Fehler ist insb. dann angebracht, wenn die Fehler zufällig entstanden sind (z.B. durch Irrtum, mangelnde Sorgfalt oder Ablenkung) und somit keine systematische Ursache besitzen. Bei systematischen Fehlerursachen reicht i.d.R. allein eine Korrektur der fehlerhaften Merkmale nicht aus, sondern die Fehlerursachen müssen beseitigt werden. Literatur: Baetge,]., Überwachung, in: Valens Kompendium der Betriebswirtschaftslehre, Bd. 2, Aufl., München 1990, S. 165 ff.

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