Personalarbeit

Da eine Vielzahl personalwirtschaftlicher Aufgaben nur im interdependenten Zusammenwirken mit den anderen Fachabteilungen in einem Unternehmen rational bewältigt werden kann, aber auch Aufgaben eine ausschließlich personalwirtschaftliche Kompetenz beinhalten, muss es eine Aufgabengliederung (Kompetenzverteilung) in der Personalarbeit geben. Diese sollte zur Vorbeugung von potenziellen Konflikten schriftlich festgelegt werden. Als Aufgabengliederung sind zu unterscheiden:

Grundsatz- bzw. Kernaufgaben, Richtlinienaufgaben und Konsultationsaufgaben. Grundsatz- bzw. Kernaufgaben werden in Zielsetzung, Durchführung und Kontrolle autonom von der Personalwirtschaft erfüllt und verantwortet. Dazu gehören die Vertretung des Unternehmens in allen personalwirtschaftlichen Fragen gegenüber externen Stellen (Behörden wie der Arbeitsverwaltung, Arbeitsgerichten, Fürsorgestellen, Gewerkschaften, Arbeitgeberverbänden u.a.) sowie gegenüber den internen Interessenvertretungen der Arbeitnehmer (Betriebsrat, nWirtschaftsausschuss), die Durchführung von Einigungsstellenverfahren, derAbschluss und die Festlegung der Inhalte von Arbeitsverträgen, die Verwaltung der Personaldaten nach dem Datenschutzgesetz, die Meldung der Daten gegenüber dem Staat, insbesondere den Sozialversicherungsträgern, die Entgeltabrechnung und Sicherstellung der Auszahlung, die Einstufung bei Löhnen und Gehältern nach Tarifvertrag oder individuellen Arbeitsvertragsbedingungen, die Zusammenstellung der operativen und strategischen Personalplanung inkl. einer externen Arbeitsmarktbeobachtung und der Arbeitsmarktpolitik, die Erstellung der Personalcontrollingdaten und den daraus abgeleiteten personalwirtschaftlichen Kennziffern, die Personalanwerbung, die Verwaltung der Sozialeinrichtungen, Sozialberatung und Unternehmensfürsorge, Überwachung der Einhaltung von gesetzlichen und/oder unternehmensbezogenen und freiwillig festgelegten Arbeitsschutz- und Umweltbestimmungen inkl. des arbeitsmedizinischen Dienstes, die Überwachung der Arbeits- und Betriebsordnung sowie die Überwachung der Einhaltung von Betriebsvereinbarungen. Die im Rahmen der Personalpolitik festgelegten Richtlinienaufgaben werden dagegen von der jeweiligen Fachabteilung durchgeführt bzw. umgesetzt.

Um aber eine unternehmensweite Einheitlichkeit des Vorgehens sicherzustellen, muss die Personalwirtschaft hier die Kompetenz haben, die entsprechenden Richtlinien eigenverantwortlich für alle Fachabteilungen verbindlich zu erstellen und die Einhaltung zu kontrollieren. Hierzu gehören die Festlegung der Richtlinien für die Personalplanung, insbesondere für die Ermittlung des Personalbedarfs, die Festlegung der Richtlinien für die Erst- und Weiterausbildung (Qualifikation — Personalentwicklung), die Richtlinien für die Ermittlung von Leistungsvorgaben, von Leistungsstandards sowie der Leistungserfassung, die Festlegung der Arbeitszeitgrundsätze, die Richtlinien über Mehrarbeit, die Ausarbeitung von Richtlinien für die Gewährung und Verwaltung von Sozialleistungen, die Erarbeitung der Richtlinien für Arbeits- und Umweltschutz, die Erarbeitung und Festlegung der Richtlinien für Werkswohnungen, Kantinen, Werkskindergärten. Als dritte Aufgabengliederung sind unter Konsultationsaufgaben solche personalwirtschaftlichen Kompetenzen zu verstehen, die nur im kooperativen Zusammenwirken zwischen Personalwirtschaft und der jeweiligen Fachabteilung sowie in Abstimmung mit den allgemeinen Unternehmenszielen bzw. mit der Geschäftsführung zu bewerkstelligen sind. Dabei impliziert die Konsultationspflicht eine Einigung bei Meinungsverschiedenheiten im Rahmen einer Konsenspflicht. Zu nennen sind hier die Erarbeitung von Grundsatzfragen der Personalpolitik in Abstimmung mit der allgemeinen Unternehmenspolitik.

Die Abstimmung der Personalplanung mit der gesamten Unternehmensplanung, die Festlegung der Organisationsprinzipien für das betriebliche Vorschlagswesen (BVW), die Personalauswahl bei Einstellungen vom externen und internen Arbeitsmarkt, die Erarbeitung und Umsetzung sowie die Überwachung von Führungsgrundsätzen, die Festlegung der Arbeitsentgeltpolitik inkl. Erfolgsbeteiligungsmodellen (Mitarbeiterbeteiligung), die Durchführung der Arbeitsbewertung, die Erarbeitung einer Arbeits- und Betriebsordnung, die Erarbeitung von Betriebsvereinbarungen, Maßnahmen der Arbeitsstrukturierung, die Erarbeitung von Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibungen, die Festlegung von Aufgabenverteilungsplänen, die Festlegung der Nachwuchsförderung und die Personalentwicklung sowie die Festlegung und Durchführung von personellen Disziplinarmaßnahmen. Wichtig ist dabei die Erkenntnis, dass die Personalwirtschaft im Rahmen ihrer Tätigkeit keine direkt verwertbare (marktbezogene) betriebliche Leistung impliziert. Sie stellt vielmehr eine betrieblich interne Dienstleistung für das Unternehmen dar. Bei nicht direkt marktbezogenen Dienstleistungen ist der Erfolg/ Misserfolg nicht unmittelbar, sondern allenfalls indirekt messbar. Ein aussagefähiges System der Erfolgsmessung und der Erfolgskontrolle muss hier letztlich unternehmensspezifisch anhand von Kennziffern (u.a. Aufwand Personalwirtschaft am gesamten Personalaufwand, Flexibilität bei der Personalbeschaffung und -freisetzung, Sicherstellung eines geforderten Qualifikationsstands beim Personal, Fluktuations- und Absentismusquoten) eingerichtet werden.

Zu beachten ist hierbei, dass die Aufwendungen für die Personalwirtschaft von den Kostenträgern (Produkten) eines Unternehmens getragen und im Markt über entsprechende Preise erlöst werden müssen. In neuerer Zeit werden im Hinblick auf eine ökonomische Effizienzsteigerung von Personalabteilungen neue Organisationsformen zumindest theoretisch diskutiert, aber auch bereits von einigen Großunternehmen in der Praxis erprobt. Dazu gehören unter dem Aspekt einer Dezentralisierung sowohl die Prüfung von Outsourcing-Möglichkeiten als auch die Einführung von Cost- und Profitcentern für die Personalwirtschaft.

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